Verkkosivujen ylläpito: mitä julkaisun jälkeen pitää tehdä?

Verkkosivujen julkaisu aloittaa jatkuvan työn: tekniikan pitää toimia, sisältöjen pysyä ajantasaisina ja asiakkaan päästä hoitamaan asiansa. Ylläpidon sisältö vaihtelee toteutustavan mukaan. Siksi tärkein lähtökohta on sopia, mitä seurataan, kuka tekee päivitykset ja miten häiriöissä toimitaan.

Erota tekninen ylläpito ja sisältötyö

Tekniseen ylläpitoon voi kuulua julkaisujärjestelmän, riippuvuuksien tai palvelinympäristön päivityksiä. Sisältötyöhön kuuluvat esimerkiksi palvelukuvaukset, hinnat, henkilöstötiedot ja uudet artikkelit. Näillä voi olla eri vastuuhenkilöt, mutta molempien tehtävien pitäisi näkyä suunnitelmassa.

Kirjaa myös, mitä palveluun ei sisälly ja miten lisätyö tilataan. Sivuston ulkoasun uudistaminen tai uuden integraation rakentaminen ei välttämättä ole sama asia kuin jatkuva ylläpito. Verkkosivujen hintaopas auttaa erottamaan kertaluonteisen työn ja jatkuvat kustannukset.

Suunnittele päivitysten toteutus

Selvitä, mitkä osat toteutuksesta tarvitsevat päivityksiä ja miten niiden yhteensopivuus tarkistetaan. Muutoksen jälkeen kannattaa kokeilla tärkeimmät käyttäjäpolut, kuten palvelusivun avaaminen ja yhteydenotto. Laajemmassa päivityksessä käytä erillistä testiympäristöä silloin, kun se on toteutuksen kannalta mahdollista.

Dokumentoi riippuvuudet ulkopuolisiin palveluihin. Lomake, ajanvaraus tai kartta voi lakata toimimasta, vaikka oma sivusto avautuu normaalisti. Nimeä, kuka seuraa näiden palvelujen ilmoituksia ja uusii tarvittavat käyttöoikeudet.

Varmuuskopio ei riitä ilman palautustapaa

Päätä, mitä aineistoa varmuuskopioidaan, missä kopiot säilytetään ja kuka pääsee niihin. Pelkkä lähdekoodi ei välttämättä sisällä lomakkeiden tietoja, tietokantaa tai kaikkia kuvia. Varmista, että suunnitelma vastaa juuri oman sivuston rakennetta.

Kokeile palauttamista sovitusti. Näin selviää, ovatko kopiot käyttökelpoisia ja puuttuuko toiminnasta jokin tarvittava osa. Kirjaa palautuksen vaiheet ymmärrettävästi, jotta häiriötilanteen ratkaisu ei riipu yhden henkilön muistista.

Seuraa asiakkaan kannalta tärkeitä toimintoja

Sivuston saatavuus on vain yksi tarkistus. Lähetä ajoittain testiyhteydenotto ja varmista, että se saapuu oikealle vastaanottajalle. Tarkista myös tärkeät lataukset, ulkoiset varaukset ja kieliversioiden linkit. Seurannan laajuus kannattaa suhteuttaa siihen, mitä toiminnon rikkoutuminen aiheuttaa asiakkaalle.

• Varmista verkkotunnuksen ja tarvittavien palvelujen uusimisen vastuut.
• Tarkista lomakkeiden lähetys ja vahvistusviestit.
• Seuraa poikkeavia virheitä sekä selvästi rikkoutuneita sivuja.
• Käy läpi tärkeät sisäiset ja ulkoiset linkit.
• Kirjaa havainnot ja tehdyt korjaukset samaan paikkaan.

Teknisen hakukoneoptimoinnin opas täydentää löydettävyyden tarkistuksia. Saavutettavuuden opas auttaa arvioimaan uusien sisältöjen ja toimintojen käytettävyyttä.

Päivitä sisältö liiketoiminnan muuttuessa

Tarkista palvelulupaukset, yhteystiedot ja projektiesimerkit säännöllisesti sekä aina olennaisen muutoksen yhteydessä. Vanha hinnasto tai poistunut palvelu voi johtaa vääränlaisiin yhteydenottoihin, vaikka sivu olisi teknisesti kunnossa. Anna jokaiselle tärkeälle sisältökokonaisuudelle omistaja.

Kun julkaiset uuden oppaan, päivitä myös siihen liittyvät vanhat artikkelit sopivilla linkeillä. Sisäisen linkityksen opas näyttää, miten sisältö pysyy yhtenäisenä. Käsittele kieliversiot samassa päivityksessä, jotta asiakkaat eivät saa ristiriitaisia tietoja.

Tee ylläpidosta ennakoitavaa

Sovi säännöllinen tarkistusrytmi, häiriöiden ilmoituskanava ja toiminnan vastuut. Kuvaa, miten kiireellisyys arvioidaan ja miten tehdyt työt raportoidaan. Säilytä tarvittavat käyttöoikeudet hallitusti ja varmista niiden jatkuvuus henkilövaihdoksissa.

Jos korjausjono kasvaa jatkuvasti, arvioi myös sivuston uudistamisen tarve. Nykyisen toteutuksen ja jatkokehityksen suunnitteluun voit tutustua verkkosivujen suunnittelu- ja toteutuspalvelussa tai ottaa yhteyttä.